Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Wenn Sie im Verwaltungstool von MonteurBook Anfragen, Buchungen, Kunden und Rechnungen verwalten, verarbeiten wir dabei personenbezogene Daten Ihrer Gäste und Kunden in Ihrem Auftrag. Dieser Vertrag regelt, wie wir das tun. Er erfüllt die Anforderungen von Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

§ 1 Parteien und Abschluss

(1) Vertragsparteien sind der Vermieter, der MonteurBook nutzt, als Verantwortlicher (im Folgenden „Sie“) und die Rang-Eins Marketing GbR, Justus-von-Liebig-Ring 6b, 25451 Quickborn, Deutschland, E-Mail info@monteurbook.de, als Auftragsverarbeiter (im Folgenden „MonteurBook“ oder „wir“).

(2) Sie schließen diesen Vertrag elektronisch ab, indem Sie ihm bei der Registrierung oder später im Tool zustimmen. Das genügt der Form nach Art. 28 Abs. 9 DSGVO. Wir speichern, welcher Fassung Sie wann zugestimmt haben. Sie können den Vertrag jederzeit als PDF herunterladen.

(3) Dieser Vertrag ergänzt die Nutzungsbedingungen. Für den Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Auftrag geht er ihnen vor.

§ 2 Gegenstand und Dauer

(1) Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, die bei der Bereitstellung des Verwaltungstools, des Buchungs-Widgets und der Anfragefunktion Ihrer Unterkunftsseite für Sie anfällt.

(2) Der Vertrag läuft, solange der Vertrag über die Nutzung von MonteurBook besteht, und darüber hinaus, bis wir die Daten nach § 13 gelöscht haben.

§ 3 Art und Zweck der Verarbeitung, Daten und betroffene Personen

(1) Zweck ist, Ihnen die Verwaltung Ihrer Unterkünfte, Anfragen, Buchungen, Kunden, Rechnungen und Gutschriften und die Kommunikation mit Ihren Gästen zu ermöglichen.

(2) Art der Verarbeitung: Erheben über das Widget und die Unterkunftsseite, Speichern, Anzeigen, Ändern, Abgleichen mit Kalendern, Erzeugen von Belegen als PDF und als E-Rechnung, Versenden von E-Mails in Ihrem Namen (etwa Bestätigungen, Gegenangebote, Anreise-Informationen, Rechnungen, Erinnerungen und Bitten um eine Bewertung), Exportieren und Löschen.

(3) Betroffene Personen und Datenarten:

(4) Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht vorgesehen. Tragen Sie solche Daten nicht in Freitextfelder ein.

§ 4 Wo wir selbst verantwortlich sind

Nicht Gegenstand dieses Vertrags sind Verarbeitungen, für die wir selbst Verantwortliche sind. Dafür gilt unsere Datenschutzerklärung. Das sind insbesondere:

• die Daten Ihres eigenen Kontos, unsere Vertragsbeziehung mit Ihnen und deren Abrechnung,
• der Betrieb der öffentlichen Plattform unter monteurbook.de, einschließlich Suche, Karten und Aufrufzahlen,
• Bewertungen: Die Bitte um eine Bewertung verschicken wir in Ihrem Auftrag. Text, Sterne, Anzeigename und Einwilligung eines Gastes, der bewertet, verarbeiten wir als eigene Verantwortliche,
• Meldungen rechtswidriger Inhalte nach dem Gesetz über digitale Dienste,
• Schutz vor Missbrauch, Sicherheit und technische Protokolle,
• anonymisierte Auswertungen (§ 12),
• die Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten.

Bieten wir künftig eine Zahlungsabwicklung an, verarbeitet der Zahlungsdienstleister Zahlungsdaten in eigener Verantwortung.

§ 5 Weisungen

(1) Wir verarbeiten die Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung, auch bei Übermittlungen in Drittländer, außer ein Gesetz der EU oder eines Mitgliedstaats verpflichtet uns zu einer anderen Verarbeitung. Dann teilen wir Ihnen das vorher mit, soweit das Gesetz es nicht verbietet.

(2) Ihre Weisungen sind dieser Vertrag, Ihre Einstellungen im Tool und Ihre Handlungen im Tool. Weitere Weisungen erteilen Sie in Textform an info@monteurbook.de. Weisungen, die über den Funktionsumfang des Tools hinausgehen, dürfen wir ablehnen oder von einer angemessenen Vergütung abhängig machen.

(3) Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir Ihnen das unverzüglich. Wir dürfen die Ausführung aussetzen, bis Sie die Weisung bestätigt oder geändert haben.

§ 6 Unsere Pflichten

(1) Wir verarbeiten die Daten nur für die Zwecke dieses Vertrags.

(2) Personen, die bei uns Zugang zu den Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht.

(3) Die Datenbank mit den Daten nach diesem Vertrag liegt in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Übermittlungen in Länder außerhalb der EU und des EWR finden nur über die Unterauftragsverarbeiter in Anlage 2 statt und nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

(4) Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen. Ansprechpartner für den Datenschutz ist info@monteurbook.de.

§ 7 Technische und organisatorische Maßnahmen

(1) Wir treffen die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind.

(2) Wir dürfen die Maßnahmen dem technischen Fortschritt anpassen, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

§ 8 Unterauftragsverarbeiter

(1) Sie erteilen uns die allgemeine Genehmigung, Unterauftragsverarbeiter einzusetzen. Die derzeit eingesetzten stehen in Anlage 2; ihnen stimmen Sie mit diesem Vertrag zu.

(2) Wollen wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzunehmen oder ersetzen, teilen wir Ihnen das mindestens 14 Tage vorher per E-Mail oder im Tool mit. Sie können innerhalb dieser Frist aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund in Textform widersprechen. Können wir Ihrem Widerspruch nicht abhelfen, können beide Seiten den Vertrag über die Nutzung von MonteurBook zum Zeitpunkt der Änderung kündigen; weitere Ansprüche entstehen daraus nicht.

(3) Müssen wir einen Unterauftragsverarbeiter wegen einer Störung oder einer Gefahr für die Sicherheit kurzfristig ersetzen, teilen wir Ihnen das unverzüglich danach mit. Ihr Widerspruchsrecht bleibt bestehen.

(4) Wir verpflichten jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf Datenschutzpflichten, die denen dieses Vertrags entsprechen. Erfüllt ein Unterauftragsverarbeiter seine Pflichten nicht, haften wir Ihnen gegenüber nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO.

(5) Keine Unterauftragsverarbeitung sind Nebenleistungen wie Telekommunikation, Post oder die Wartung unserer eigenen Geräte. Ebenso wenig Dienste, die unser Server ohne personenbezogene Daten aus diesem Vertrag abruft, etwa Kartenbilder von OpenFreeMap und die Ortssuche von Photon.

§ 9 Rechte der betroffenen Personen

(1) Die Rechte Ihrer Gäste und Kunden auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch erfüllen Sie. Das Tool unterstützt Sie dabei: Sie können Daten ansehen, ändern, löschen und exportieren.

(2) Wendet sich eine betroffene Person an uns, leiten wir die Anfrage unverzüglich an Sie weiter und antworten ihr nur auf Ihre Weisung.

(3) Brauchen Sie darüber hinaus unsere Unterstützung, leisten wir sie in angemessenem Umfang. Für Aufwand, der über die Funktionen des Tools hinausgeht, dürfen wir eine angemessene Vergütung verlangen, außer die Anfrage beruht auf einem Verstoß von uns.

§ 10 Unterstützung und Verletzungen des Schutzes

(1) Wir unterstützen Sie bei Ihren Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, also bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen an die Aufsichtsbehörde und Benachrichtigungen betroffener Personen, bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und bei einer vorherigen Konsultation, soweit uns die nötigen Informationen vorliegen. § 9 Abs. 3 gilt entsprechend.

(2) Wird uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, die Ihre Daten betrifft, melden wir sie Ihnen unverzüglich, möglichst innerhalb von 48 Stunden. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die betroffenen Personen und Datenarten und ihre ungefähre Zahl, die wahrscheinlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen. Was noch nicht bekannt ist, liefern wir nach.

(3) Wir ergreifen unverzüglich die nötigen Maßnahmen, um die Daten zu sichern und mögliche Folgen zu mindern. Ob und wie die Aufsichtsbehörde und die betroffenen Personen benachrichtigt werden, entscheiden Sie.

§ 11 Nachweise und Kontrollen

(1) Wir stellen Ihnen die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis unserer Pflichten nötig sind. Den Nachweis erbringen wir vorrangig durch diesen Vertrag mit seinen Anlagen, durch schriftliche Auskünfte auf Ihre Fragen und durch Zertifikate und Prüfberichte unserer Unterauftragsverarbeiter, etwa nach ISO/IEC 27001 oder SOC 2.

(2) Reichen diese Nachweise im Einzelfall nicht aus, können Sie oder ein von Ihnen beauftragter Prüfer eine Prüfung vor Ort durchführen. Dafür gilt:

• Sie kündigen die Prüfung mindestens 30 Tage vorher in Textform an und nennen ihren Umfang.
• Die Prüfung findet während unserer üblichen Geschäftszeiten statt und stört den Betrieb nicht unangemessen.
• Ohne besonderen Anlass, etwa eine Verletzung des Schutzes oder eine Anordnung der Aufsichtsbehörde, prüfen Sie höchstens einmal im Kalenderjahr.
• Der Prüfer ist zur Verschwiegenheit verpflichtet und steht nicht im Wettbewerb mit uns.
• Wir betreiben keine eigenen Rechenzentren. Für die Rechenzentren unserer Unterauftragsverarbeiter treten deren Zertifikate und Prüfberichte an die Stelle einer eigenen Prüfung.

(3) Ihre eigenen Kosten und die Kosten eines Prüfers tragen Sie. Unseren eigenen Aufwand berechnen wir nicht, solange er einen Arbeitstag im Kalenderjahr nicht übersteigt; darüber hinaus dürfen wir eine angemessene Vergütung verlangen, außer die Prüfung deckt einen erheblichen Verstoß von uns auf.

§ 12 Anonymisierung und Testumgebung

(1) Sie weisen uns an, personenbezogene Daten zu anonymisieren und anonymisierte Daten für Tests, Weiterentwicklung und Auswertungen zu nutzen.

(2) Für Tests betreiben wir eine eigene Datenbank, die nur anonymisierte Daten und Testkonten enthält. Die Anonymisierung läuft in einer vorübergehenden Datenbank, die danach gelöscht wird. In die Testumgebung gelangt nur, was eine Gegenprobe ohne Treffer übersteht: keine ursprüngliche E-Mail-Adresse, keine Telefonnummer, keine Bankverbindung, kein Name eines Gastes. Belege und Nachrichten werden nicht übernommen.

(3) Anonymisierte Daten sind keine personenbezogenen Daten. Sie fallen nicht unter § 13.

§ 13 Löschung und Rückgabe

(1) Was Sie während der Laufzeit im Tool löschen, entfernen wir aus unserer Datenbank.

(2) Endet der Vertrag über die Nutzung von MonteurBook, löschen wir alle Daten nach diesem Vertrag 30 Tage nach dem Ende endgültig. Bis dahin können Sie uns bitten, Ihr Konto wiederherzustellen.

(3) Die Rückgabe der Daten erfolgt über die Exportfunktionen des Tools, die Sie vor dem Ende nutzen: Belege als PDF und CSV-Datei, die Belegung über iCal. Andere Formate oder eine Herausgabe nach dem Ende können wir gegen angemessene Vergütung anbieten, solange die Daten noch nicht gelöscht sind.

(4) Ausgenommen sind Daten, die wir nach einem Gesetz aufbewahren müssen, und Einträge in technischen Fehlerprotokollen, die wir nach höchstens zwölf Monaten löschen. Protokolle bei unseren Unterauftragsverarbeitern werden nach deren Fristen gelöscht.

(5) Auf Ihren Wunsch bestätigen wir Ihnen die Löschung in Textform.

§ 14 Ihre Pflichten

(1) Sie sind dafür verantwortlich, dass die Verarbeitung rechtmäßig ist. Insbesondere brauchen Sie eine Rechtsgrundlage, informieren Ihre Gäste nach Art. 13 und 14 DSGVO über die Verarbeitung, auch darüber, dass Sie MonteurBook nutzen, und bearbeiten Anfragen betroffener Personen.

(2) Sie schützen Ihre eigenen Zugänge und Geräte und exportieren Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen, regelmäßig.

(3) Bemerken Sie Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung, sagen Sie uns unverzüglich Bescheid.

§ 15 Haftung

(1) Für Schäden betroffener Personen gilt Art. 82 DSGVO. Im Verhältnis zwischen Ihnen und uns trägt jede Seite den Teil des Schadens, für den sie verantwortlich ist (Art. 82 Abs. 5 DSGVO).

(2) Im Übrigen gelten für unsere Haftung Ihnen gegenüber die Regeln der Nutzungsbedingungen, soweit das Gesetz es zulässt.

(3) Geldbußen trägt jede Seite selbst, soweit sie gegen sie verhängt werden.

§ 16 Laufzeit, Änderungen und Schlussbestimmungen

(1) Dieser Vertrag endet mit dem Vertrag über die Nutzung von MonteurBook. Die Pflichten aus §§ 6, 10 und 13 gelten fort, bis alle Daten gelöscht sind.

(2) Änderungen dieses Vertrags teilen wir Ihnen nach § 16 der Nutzungsbedingungen mit, also mindestens 15 Tage vorher per E-Mail, mit Ihrem Recht zu kündigen. Änderungen der Liste der Unterauftragsverarbeiter richten sich nach § 8.

(3) Widersprechen sich dieser Vertrag und die Nutzungsbedingungen beim Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Auftrag, gilt dieser Vertrag.

(4) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; an ihre Stelle tritt die gesetzliche Regelung.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

Stand 27.10.2026. Wir beschreiben die Maßnahmen so, wie sie tatsächlich umgesetzt sind.

Vertraulichkeit

• Zutritt. Wir betreiben keine eigenen Server. Anwendung, Datenbank und Dateien liegen in Rechenzentren unserer Unterauftragsverarbeiter, die nach anerkannten Standards wie ISO/IEC 27001 oder SOC 2 geprüft sind und den Zutritt selbst kontrollieren.
• Zugang. Vermieter melden sich nur über unseren Anmeldedienst an: mit Passkey, mit einem Einmalcode per E-Mail, mit Google oder, falls eingerichtet, mit Passwort. Jede Anfrage an das Tool prüft ein signiertes Sitzungstoken. Schlüssel für Datenbank und Dienste liegen nur als geschützte Umgebungsvariablen beim Hoster, nicht im Quellcode. Zugang zu den Verwaltungsoberflächen der Dienstleister haben nur wenige berechtigte Personen.
• Zugriff und Mandantentrennung. Jeder Datensatz ist einem Vermieter zugeordnet. Der Server prüft bei jeder Anfrage, dass das angemeldete Konto nur auf die eigenen Daten zugreift; zusätzlich gelten in der Datenbank Zugriffsregeln je Zeile (Row Level Security). Erweiterte Rechte für Prüfung und Support haben nur wenige berechtigte Personen. Die Einsicht in ein Vermieterkonto für den Support wird mit Zeitpunkt protokolliert.
• Sparsame Links und Schnittstellen. Links für Bewertungen speichern wir nur als Prüfsumme; sie gelten einmal und laufen ab. Die Kalenderschnittstelle (iCal) gibt nur „belegt“ oder „gesperrt“ aus, keine Namen und keine Notizen.
• Trennung. Entwicklung und Tests laufen in einer eigenen Umgebung mit eigener Datenbank, die nur anonymisierte Daten und Testkonten enthält. Testumgebungen verschicken keine E-Mails an echte Empfänger und sind durch eine vorgeschaltete Anmeldung geschützt.
• Pseudonymisierung. IP-Adressen, mit denen wir Aufrufe von Unterkunftsseiten zählen, speichern wir nur als Prüfsumme mit geheimem Schlüssel.

Integrität

• Weitergabe. Alle Verbindungen zu MonteurBook und zwischen unseren Diensten sind mit TLS verschlüsselt. Datenbank und Dateispeicher verschlüsseln die gespeicherten Daten. E-Mails werden verschlüsselt übertragen, soweit der Empfänger das unterstützt.
• Eingabe. Buchungen, Belege und Änderungen tragen Zeitstempel. Belege werden fortlaufend nummeriert; ein festgeschriebener Beleg lässt sich nicht mehr ändern, nur stornieren und korrigieren. Fehler im Betrieb werden mit Zeitpunkt in einem Fehlerprotokoll festgehalten.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Serverfunktionen laufen in Frankfurt am Main, die Datenbank ebenfalls. Wir nutzen die Ausfallsicherheit der Infrastruktur unserer Dienstleister.
• Jede Änderung am Code durchläuft vor der Veröffentlichung automatische Prüfungen mit mehreren tausend Tests und läuft in der Regel eine Woche lang in der Testumgebung, bevor sie in den Betrieb geht. Änderungen an der Datenbankstruktur werden zuerst dort eingespielt und vor dem Einspielen in den Betrieb abgeglichen. Eine fehlerhafte Fassung des Codes können wir jederzeit zurücknehmen.
• Öffentliche Formulare sind gegen massenhafte Zugriffe und Bots geschützt.
• Wir sichern die Datenbank verschlüsselt in einen Speicher mit Standort in der EU, mindestens vor jeder Änderung an ihrem Aufbau, und bewahren die letzten 30 Sicherungen auf. Eine Wiederherstellung auf einen beliebigen früheren Zeitpunkt ist nicht eingerichtet. Deshalb empfehlen wir, Belege regelmäßig zu exportieren (§ 11 Abs. 4 der Nutzungsbedingungen).

Regelmäßige Überprüfung

• Die Bereiche der Plattform werden in dokumentierten Prüfungen untersucht; gefundene Fehler werden in einer zentralen Liste geführt und nach Dringlichkeit behoben.
• Jede Änderung wird vor der Übernahme automatisch geprüft, unter anderem darauf, dass Fehler der Datenbank nicht unbemerkt bleiben.
• Bevor wir einen neuen Dienst einsetzen, der personenbezogene Daten verarbeitet, prüfen wir Sitz, Vertrag und Schutzmaßnahmen.

Löschung

• Löscht ein Vermieter sein Konto, wird es sofort gesperrt und nach 30 Tagen von einem täglichen Lauf mit allen zugehörigen Daten endgültig gelöscht.
• Einträge in technischen Fehlerprotokollen löschen wir nach höchstens zwölf Monaten.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Stand 27.10.2026.

Für künftige Funktionen, etwa einen Abgleich mit Buchungsportalen (Portal-Sync) oder eine Zahlungsabwicklung, können weitere Dienstleister hinzukommen. Wir teilen sie Ihnen vorher nach § 8 mit.

Weitere Texte

Zum Vertrag mit MonteurBook gehören außerdem:

• Nutzungsbedingungen
• Zahlungsbedingungen (für kostenpflichtige Leistungen)