Belegungsplan-Vorlage für Monteurzimmer

Eine Zeile je Zimmer, eine Spalte je Tag. In die Zellen tragen Sie ein Kürzel ein: A für Anreise, B für belegt, R für Reinigung, F für frei. Mehr Struktur braucht ein Papierplan nicht, und weniger reicht nicht, um Anreisetag und Reinigungstag auseinanderzuhalten.

Wochenenden und Feiertage sind grau hinterlegt, wenn Sie die Markierung anlassen. Bei Monteurunterkünften ist das die wichtigste Markierung überhaupt: Am Wochenende fahren viele Monteure nach Hause, und wer die Leerstände dort sieht, erkennt schnell, ob sich eine Wochenendpauschale oder eine Mindestbuchungsdauer lohnt. Markiert sind die neun bundesweit gesetzlichen Feiertage. Landesfeiertage wie Fronleichnam oder der Reformationstag fehlen bewusst: Eine Vorlage, die bundesweit ausgeliefert wird, darf keine Tage als Feiertag markieren, die an Ihrem Standort keine sind.

Jeder gewählte Monat wird in der Excel-Datei ein eigenes Blatt, quer eingerichtet und mit fixierter Zimmerspalte, damit die Namen beim Scrollen stehen bleiben. Die CSV enthält dieselben Monate untereinander und passt für Google Tabellen und LibreOffice.

Eine Tabelle trägt genau so lange, wie eine Person sie führt und niemand sonst hineinschauen muss. Drei Punkte lassen sie regelmäßig kippen:

Mehrere Objekte. Ab dem zweiten Haus wird aus einem Blatt eine Mappe, und die Frage „habe ich am 14. noch irgendwo ein Bett frei“ ist keine Ablesung mehr, sondern eine Suche über mehrere Dateien.

Doppelbuchungen. Die Tabelle prüft nichts. Wer eine Zusage per Telefon gibt und erst abends einträgt, hat zwischen Zusage und Eintrag ein offenes Fenster. Genau darin entstehen die Fälle, in denen zwei Monteure vor derselben Tür stehen.

Portale und Website. Sobald Anfragen aus mehreren Quellen kommen, muss jede Belegung an mehreren Stellen gepflegt werden. Ein Kalender, der Anfragen selbst annimmt und Zeiträume sperrt, erledigt das in einem Schritt. Vorher ist die Tabelle völlig in Ordnung.