Verpflegungs­mehraufwand 2026 berechnen

Für Reisen im Inland stehen die Beträge unmittelbar im Gesetz, nicht in einem Verwaltungsschreiben: 28 Euro für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro für den An- und für den Abreisetag sowie für eine eintägige Auswärtstätigkeit von mehr als 8 Stunden. Nachzulesen in § 9 Absatz 4a Einkommensteuergesetz. Diese Zahlen gelten unverändert seit 2020. Die im Wachstumschancengesetz geplante Anhebung auf 15 und 30 Euro ist 2024 nicht in Kraft getreten, und auch für 2026 steht im Gesetz weiterhin 14 und 28.

Für das Ausland gibt es keine Zahl im Gesetz, sondern eine Liste: Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht sie jedes Jahr neu. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 für Reisen ab dem 1. Januar 2026. Der Rechner trägt daraus die zehn Länder, die für Montage aus Deutschland heraus zählen, samt der Städte mit eigenen Sätzen: Bern liegt zwölf Euro je vollem Tag über der übrigen Schweiz, Warschau sechs Euro über dem übrigen Polen. Für jedes andere Land steht die Liste im verlinkten Schreiben.

Ob Sie die Pauschale als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen oder ob Ihr Arbeitgeber sie steuerfrei erstattet, ändert an der Höhe nichts. Der Unterschied liegt woanders, und dazu weiter unten mehr.

Eintägig. Wer morgens losfährt und abends wieder zu Hause ist, bekommt 14 Euro, sobald er mehr als 8 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte weg war. Bei genau 8 Stunden gibt es nichts. Das ist keine Härte des Rechners, sondern der Gesetzeswortlaut: mehr als acht.

Mehrtägig. Sobald auswärts übernachtet wird, bekommen An- und Abreisetag je 14 Euro, und zwar ohne Mindestdauer. Wer um 23 Uhr losfährt, hat für diesen Tag eine Stunde Abwesenheit und trotzdem Anspruch. Jeder Tag dazwischen zählt als voller Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und bringt 28 Euro.

Über Nacht ohne Übernachtung. Der Fall der Nachtschicht und der langen Rückfahrt: Die Tätigkeit läuft über Mitternacht, aber niemand übernachtet auswärts. Dann werden die Stunden beider Kalendertage zusammengezählt, und die Pauschale fällt auf den Tag, an dem der überwiegende Teil der Abwesenheit lag. Im Rechner schalten Sie dafür „Auswärts übernachtet“ ab. Wichtig ist die Grenze: Das Gesetz spricht von einer Tätigkeit über genau zwei Kalendertage. Wer länger als das ohne Übernachtung unterwegs ist, wird als mehrtägige Reise gerechnet, mit An- und Abreisetag und vollen Zwischentagen; der Rechner schreibt diesen Hinweis dann an den ersten Tag der Liste.

Ein Monteur fährt am Montag um 6 Uhr von zu Hause zur Baustelle nach Hamburg und kommt am Freitag der Folgewoche um 18 Uhr zurück. Er wohnt die ganze Zeit im selben Monteurzimmer.

• Anreisetag Montag: 14,00 Euro
• Zehn Zwischentage: 10 × 28,00 = 280,00 Euro
• Abreisetag Freitag: 14,00 Euro
• Summe: 308,00 Euro für zwölf Kalendertage

Bucht der Arbeitgeber das Zimmer mit Frühstück, sieht dieselbe Rechnung anders aus: Jeder der zwölf Tage verliert 5,60 Euro, macht 67,20 Euro weniger, und es bleiben 240,80 Euro. Der Anreisetag fällt dabei von 14,00 auf 8,40 Euro. Genau hier steckt der häufigste Rechenfehler, und deshalb hat er einen eigenen Abschnitt.

Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, oder lässt er sie durch einen Dritten stellen, wird die Tagespauschale gekürzt: 20 Prozent für das Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Das gilt auch dann, wenn der Monteur das Frühstück gar nicht isst; es kommt darauf an, dass es zur Verfügung stand.

Der Punkt, an dem es fast immer schiefgeht: Gekürzt wird immer um einen Anteil der vollen Tagespauschale, also der für 24 Stunden, nicht um einen Anteil des Betrags, den es an diesem Tag tatsächlich gibt. Im Inland sind das 5,60 Euro fürs Frühstück (20 Prozent von 28 Euro) und 11,20 Euro für Mittag- oder Abendessen. Am Anreisetag mit seinen 14 Euro werden also trotzdem 5,60 Euro abgezogen und nicht 2,80 Euro. Für Auslandsreisen sagt das BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 dasselbe ausdrücklich: Die Kürzung ist tagesbezogen von der Pauschale für eine 24-stündige Abwesenheit vorzunehmen.

Die Kürzung kann die Pauschale nie unter null drücken. Wer volle Verpflegung gestellt bekommt, landet am Zwischentag bei 0 Euro (28 minus 5,60 minus 11,20 minus 11,20), am An- und Abreisetag ebenfalls bei 0, aber nicht im Minus.

Für Vermieter ist das ein Grund, genau hinzuschauen: Wer Frühstück anbietet, sollte es auf der Rechnung als eigene Position ausweisen. Der Gast sieht dann sofort, was gekürzt werden muss, und die Position trägt ohnehin einen anderen Steuersatz als die Übernachtung. Wie das aussieht, zeigt der Rechnungs-Generator für Monteurzimmer.

An derselben Tätigkeitsstätte gibt es die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate. Danach ist Schluss, so lange der Einsatz dort weiterläuft. Bei einer Baustelle, die ein halbes Jahr dauert, gehört diese Grenze zu den teuersten Posten der ganzen Abrechnung: Drei weitere Monate zu je etwa 600 Euro sind rund 1.800 Euro, die niemand mehr geltend machen kann.

Die Frist zählt nach Kalendermonaten. Ein Einsatz, der am 1. Februar beginnt, trägt die Pauschale letztmals am 30. April. Beginnt er am 31. Januar, endet die Frist am 30. April, weil der April keinen 31. hat. Genau so rechnet das Feld „Einsatz an dieser Tätigkeitsstätte seit“ im Rechner.

Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen, gleich aus welchem Grund: Urlaub, Krankheit, ein Einsatz woanders. Nach vier Wochen Pause laufen wieder drei volle Monate. Tragen Sie in dem Fall den ersten Tag nach der Unterbrechung als Einsatzbeginn ein.

Die Verpflegungspauschale ist das eine, die Unterkunft das andere. Hier gilt eine Trennung, die viele überrascht: Für den Werbungskostenabzug in der Steuererklärung zählen ausschließlich die tatsächlichen Kosten gegen Beleg. Eine Übernachtungspauschale gibt es dort nicht. Wer 30 Euro je Nacht für ein Monteurzimmer zahlt, setzt 30 Euro an und braucht dafür eine Rechnung.

Nur der Arbeitgeber darf pauschal erstatten: 20 Euro je Übernachtung im Inland ohne Einzelnachweis, im Ausland je nach Land deutlich mehr. Das ist eine Erleichterung für die Lohnbuchhaltung, kein Wahlrecht für die Steuererklärung. Deshalb steht die Übernachtungspauschale im Rechner getrennt von der Verpflegungssumme und nicht in derselben Zahl.

Und sie entfällt ganz, sobald die Firma die Unterkunft stellt. Übernimmt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter die Unterkunft unentgeltlich oder verbilligt, gibt es die 20 Euro nicht (R 9.7 Absatz 3 LStR). Auf Montage ist genau das der Regelfall: Bucht die Firma das Monteurzimmer und bezahlt die Rechnung selbst, hat der Monteur keinen eigenen Aufwand, den man ihm pauschal erstatten könnte. Das Feld im Rechner meint deshalb nur Nächte, die Sie selbst bezahlt haben und für die kein Beleg vorliegt, etwa eine Nacht bei Bekannten oder im Fahrzeug.

Praktisch heißt das: Der Monteur braucht eine ordentliche Rechnung vom Vermieter. Mit Anschrift beider Seiten, Zeitraum, Anzahl der Nächte, Preis und Steuersatz. Ein handschriftlicher Zettel reicht dem Finanzamt nicht, und der Vermieter, der keine Rechnung ausstellt, verliert Firmenkunden an den nächsten, der es tut. Was auf so eine Rechnung gehört und welcher Steuersatz für was gilt, steht im Beitrag Monteurzimmer und Steuern: Was Vermieter über Mieteinnahmen wissen müssen.

Erstattet der Arbeitgeber die Pauschale, ist die Sache erledigt: Der Betrag ist nach § 3 Nummer 16 EStG steuerfrei, taucht in der Lohnabrechnung auf und gehört nicht noch einmal in die Steuererklärung. Erstattet er nichts oder weniger als möglich, tragen Sie die Differenz selbst als Werbungskosten in die Anlage N ein. Beides zugleich geht nicht: Was der Arbeitgeber steuerfrei gezahlt hat, mindert Ihren Abzug.

Zahlt der Arbeitgeber mehr als die Pauschale, darf er den überschießenden Teil bis zur doppelten Höhe pauschal mit 25 Prozent versteuern (§ 40 Absatz 2 EStG). Das ist eine Sache der Lohnbuchhaltung und nicht Ihrer Steuererklärung; der Rechner bildet es nicht ab.

Die Kürzung wird vom Tagesbetrag gerechnet. Der häufigste Fehler überhaupt: 5,60 Euro sind 20 Prozent von 28 Euro und werden auch am 14-Euro-Tag in voller Höhe abgezogen. Wer stattdessen 2,80 Euro rechnet, gibt zu viel an.

Der Anreisetag wird nach Stunden geprüft. Bei einer mehrtägigen Reise gibt es für An- und Abreisetag die Pauschale ohne Mindestdauer. Die Acht-Stunden-Grenze gilt nur für eintägige Auswärtstätigkeiten.

Die Dreimonatsfrist wird vergessen. Sie läuft je Tätigkeitsstätte, nicht je Arbeitgeber und nicht je Kalenderjahr. Wer am 1. Januar anfängt, bekommt die Pauschale letztmals am 31. März; ab April gibt es nichts mehr, solange der Einsatz dort weiterläuft. Und der Jahreswechsel setzt nichts zurück: Ein Einsatz ab dem 1. November trägt die Pauschale bis zum 31. Januar des Folgejahres und danach nicht mehr, obwohl im Januar ein neues Steuerjahr begonnen hat.

Die Unterkunft wird pauschal angesetzt. Die 20 Euro sind eine Arbeitgebererstattung. In der eigenen Steuererklärung zählen nur die Beträge, für die eine Rechnung vorliegt.

Im Ausland wird mit dem Inlandssatz zurückgefahren. Am Rückreisetag gilt der Satz des letzten Tätigkeitsortes, also der des Auslands, nicht die 14 Euro. Bei einer Rückfahrt aus Dänemark sind das 50 statt 14 Euro.

Nicht abgebildet: die vollständige Länderliste über die zehn aufgenommenen Ziele hinaus, die Berufskraftfahrerpauschale nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5b EStG, die doppelte Haushaltsführung und die Zuzahlung zu einer gestellten Mahlzeit: Zahlen Sie für das Essen etwas dazu, mindert das nach § 9 Absatz 4a Satz 10 EStG die Kürzung, höchstens bis auf null. Der Rechner kürzt immer um den vollen Satz; wer zugezahlt hat, rechnet den Betrag von Hand wieder auf.

• § 9 Absatz 4a EStG (Pauschbeträge Inland, Mitternachtsregel, Kürzung, Dreimonatsfrist)
• § 3 Nummer 16 EStG (steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber)
• BMF-Schreiben vom 05.12.2025, Auslandsreisekosten ab 01.01.2026 (Länderpauschalen, Grenzübertritt, tagesbezogene Kürzung)