Monteurzimmer vermieten: Steuern, Umsatzsteuer und die Gewerbefrage

Auf die Einnahmen aus einem Monteurzimmer zahlen Sie Einkommensteuer nach Ihrem persönlichen Steuersatz. Umsatzsteuer kommt erst dazu, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 25.000 Euro lag; dann gelten 7 Prozent auf die Übernachtung und 19 Prozent auf Getränke, Stellplatz und WLAN. Eine Gewerbeanmeldung braucht die Vermietung möblierter Zimmer in aller Regel nicht.

So weit die kurze Antwort. Der Alltag sieht meist so aus: Sie vermieten zwei Zimmer an eine Kolonne, die alle drei Wochen wechselt. Der Kunde fragt nach einer Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, das Gewerbeamt hat einen Brief geschickt, und im Netz steht einmal 7 Prozent, einmal 19 und einmal gar nichts. Dieser Beitrag sortiert die vier Fragen, die dahinterstecken: Welche Umsatzsteuer gilt, ob die Kleinunternehmerregelung greift, was auf die Rechnung muss und ob aus der Vermietung ein Gewerbe wird.

Jede Aussage steht mit Fundstelle da, damit Sie sie im Zweifel selbst nachlesen oder Ihrem Steuerbüro vorlegen können.

Falls Sie noch vor dem ersten Gast stehen: Die Voraussetzungen für die Vermietung selbst, also Ausstattung, Meldepflichten, Preis und Kanäle, stehen im Leitfaden für Einsteiger. Hier geht es um die Zeit danach, wenn Geld fließt und das Finanzamt mitliest.

Stand: 17.09.2026. Dieser Beitrag gilt für Deutschland und beschreibt die Rechtslage zu diesem Datum. Er ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Fragen zu Ihrer konkreten Situation gehört ein Steuerberater eingeschaltet.

Umsatzsteuer bei der Vermietung von Monteurzimmern: 7 oder 19 Prozent?

Die reine Übernachtung ist mit 7 Prozent zu versteuern, Stellplatz, WLAN und Getränke mit 19 Prozent. Beim Frühstück ist die Lage seit dem 01.01.2026 nicht eindeutig; dazu gleich ein eigener Abschnitt. Grundlage für die Übernachtung ist § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG: begünstigt ist „die Vermietung von Wohn- und Schlafräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden bereithält“. Satz 2 derselben Vorschrift schließt den ermäßigten Satz aber für alles aus, was nicht unmittelbar der Vermietung dient, „auch wenn diese Leistungen mit dem Entgelt für die Vermietung abgegolten sind“.

Dieser zweite Satz ist der Grund, warum eine Pauschale nicht funktioniert. Wenn Sie 45 Euro pro Nacht inklusive Frühstück und Stellplatz verlangen, stecken darin mehrere Leistungen mit zwei verschiedenen Steuersätzen. Sie müssen den Preis aufteilen, auch wenn Sie ihn dem Gast als eine Zahl nennen.

Das Frühstück ist der strittige Posten, und das sollten Sie wissen, bevor Sie eine Rechnung schreiben. Seit dem 01.01.2026 begünstigt § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG „die Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen, mit Ausnahme der Abgabe von Getränken“. Ob diese Begünstigung auch das Frühstück erfasst, das Sie zusammen mit der Übernachtung abrechnen, wird in der Praxis unterschiedlich beantwortet:

• Die eine Auffassung: weiterhin 19 Prozent. § 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG nimmt alles aus dem ermäßigten Satz heraus, was nicht unmittelbar der Vermietung dient, und der EuGH hat dieses Aufteilungsgebot im März 2026 bestätigt. Verpflegung im Beherbergungspaket bleibe danach eine 19-Prozent-Leistung, unabhängig von Nr. 15. So schreibt es zum Beispiel die Steuerberatungsgesellschaft ETL.
• Die andere Auffassung: 7 Prozent auf die Speisen. Nr. 11 Satz 2 sagt nur, dass Satz 1 nicht gilt; einen Regelsteuersatz ordnet er nicht an. Greift dann Nr. 15 als eigene Vorschrift, sind die Speisen ermäßigt und nur die Getränke bleiben bei 19 Prozent. Die IHK Schleswig-Holstein beschreibt für das Hotelfrühstück genau das, mit einer pauschalen Aufteilung von 85 Prozent Speisen und 15 Prozent Getränken.

Was das für Sie heißt: Legen Sie diese Frage Ihrer Steuerberatung vor, bevor Sie Frühstück in Rechnung stellen. Wer zu wenig Umsatzsteuer ausweist, schuldet die Differenz trotzdem; wer zu viel ausweist, schuldet den zu hoch ausgewiesenen Betrag nach § 14c Abs. 1 UStG, bis er die Rechnung berichtigt. Beide Richtungen kosten Geld, und es ist eine Frage, die ein Berater in fünf Minuten für Ihren Fall beantwortet.

Für die meisten Monteurzimmer entschärft sich die Frage von selbst: Wer kein Frühstück anbietet, hat den strittigen Posten nicht. Übernachtung 7 Prozent, Stellplatz und WLAN 19 Prozent, fertig.

Das Aufteilungsgebot ist seit März 2026 höchstrichterlich bestätigt. Der Bundesfinanzhof hatte die Frage am 10.01.2024 dem Europäischen Gerichtshof vorgelegt (XI R 11/23, zuvor XI R 34/20) und wissen wollen, ob ein Mitgliedstaat unselbständige Nebenleistungen zur Beherbergung überhaupt vom ermäßigten Satz ausnehmen darf. Am 05.03.2026 hat der EuGH in den verbundenen Rechtssachen C-409/24, C-410/24 und C-411/24 entschieden, dass er das darf: Ein Mitgliedstaat kann den ermäßigten Satz auf konkrete und spezifische Teile einer Leistungskategorie beschränken, solange die Abgrenzung klar und objektiv ist. Die Aufteilung bleibt damit Pflicht, und die Hoffnung auf einen einheitlichen Satz von 7 Prozent für das Gesamtpaket hat sich erledigt.

Typische Zuordnung:

Die letzte Zeile hat einen eigenen Hintergrund. § 4 Nr. 12 UStG stellt die Vermietung von Grundstücken grundsätzlich steuerfrei und nimmt davon unter anderem die kurzfristige Beherbergung wieder aus. Wo die Grenze liegt, ergibt sich aus § 9 AO: Als gewöhnlicher Aufenthalt gilt „stets und von Beginn an ein zeitlich zusammenhängender Aufenthalt von mehr als sechs Monaten Dauer“. Genau sechs Monate sind also noch kurzfristig, erst darüber kippt es. Wer eine Wohnung für ein Jahr an eine Firma vermietet, beherbergt nicht kurzfristig, sondern vermietet dauerhaft. Diese Vermietung ist umsatzsteuerfrei, und damit entfällt auch der Vorsteuerabzug für alles, was dazugehört.

Aus dieser Steuerbefreiung kommt man nur schwer wieder heraus. § 9 Abs. 1 UStG erlaubt zwar den Verzicht, wenn der Umsatz „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ausgeführt wird“. § 9 Abs. 2 UStG verlangt bei der Grundstücksvermietung aber zusätzlich, dass der Mieter das Objekt ausschließlich für Umsätze verwendet, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen, und das muss der Vermieter nachweisen. Vermietet eine Firma die Wohnung an ihre eigenen Monteure weiter, ist genau diese Weitervermietung nach § 4 Nr. 12 Satz 1 Buchstabe a UStG steuerfrei. Damit ist die Bedingung nicht erfüllt und die Option scheitert.

Für die Praxis ist das meist eine theoretische Sorge. In unseren eigenen Buchungsdaten lag kein einziger Aufenthalt über sechs Monaten (eigene Auswertung MonteurBook, Stand 07.09.2026: 21 bestätigte oder abgeschlossene Buchungen seit April 2026, im Mittel 12 Nächte, im Median 4 Nächte, alle mit Firmenangabe). Die Stichprobe ist klein und stammt aus einer jungen Plattform, sie taugt nicht für eine Marktaussage. Sie deckt sich aber mit dem Bild, das das Geschäft ohnehin prägt: Kolonnen kommen für Wochen, nicht für Halbjahre. Wer dagegen eine ganze Wohnung dauerhaft an einen Entleiher vergibt, sollte die Grenze im Blick behalten.

Entscheidend ist dabei Ihre Absicht bei Vertragsschluss, nicht der Zufall. Wenn ein Monteur, der für vier Wochen kommt, am Ende sieben Monate bleibt, macht das aus der kurzfristigen Beherbergung nicht rückwirkend eine Dauervermietung.

Kleinunternehmerregelung bei Mieteinnahmen: bis zu welchem Umsatz?

Wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet, sind Ihre Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei. Dann stellt sich die Frage nach 7 oder 19 Prozent für Sie gar nicht. Wenn Sie irgendwo noch niedrigere Zahlen gelesen haben: Der Gesetzestext, den Sie unten verlinkt finden, nennt genau diese beiden Beträge.

Achten Sie auf die Formulierung des Gesetzes: Der Umsatz „ist steuerfrei“. Daran hängt eine Folge, die viele überrascht. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG schließt die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG ausdrücklich aus. Kleinunternehmer geben also weder Umsatzsteuer-Voranmeldungen noch eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab, solange das Finanzamt keine anfordert.

Rechenbeispiel. Sie vermieten zwei Zimmer zu je 35 Euro pro Nacht. Im Jahr sind beide zusammen an 320 Nächten belegt, was einer für Monteurunterkünfte ordentlichen, aber nicht ungewöhnlichen Auslastung entspricht.

Sie liegen bei rund der Hälfte der Vorjahresgrenze und bleiben Kleinunternehmer. Bei drei Zimmern zu 45 Euro und 340 Belegungsnächten je Zimmer wären es dagegen 45.900 Euro allein aus Übernachtungen, und damit ist die Regelung ab dem Folgejahr vorbei.

Zwei Punkte, die oft untergehen:

• Zählen Sie alles zusammen. Der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG umfasst Ihre gesamte unternehmerische Tätigkeit, nicht nur die Zimmer. Wer nebenbei eine Photovoltaikanlage einspeist oder als Handwerker auf Rechnung arbeitet, addiert das dazu.
• Die 100.000 Euro wirken sofort. Die Finanzverwaltung schreibt dazu: „Bereits der Umsatz, mit dem diese Grenze überschritten wird, ist nicht mehr nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei“ (Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 18.03.2025). Die Vorjahresgrenze von 25.000 Euro wirkt dagegen erst ab dem folgenden Jahr.

Wer im laufenden Jahr erst anfängt, hat kein Vorjahr. Dann gilt eine Sonderregel, die man kennen sollte, weil sie die günstigere Zahl streicht: Nach Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE ist „im Jahr der Aufnahme der Tätigkeit die Grenze von 25.000 € und nicht die Grenze von 100.000 € maßgebend“. Im Gründungsjahr endet die Steuerfreiheit also schon bei 25.000 Euro.

Der freiwillige Verzicht. Nach § 19 Abs. 3 UStG können Sie „bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres“ erklären, dass Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Die Erklärung ist unwiderruflich und bindet Sie „mindestens für fünf Kalenderjahre“. Das kann sich lohnen, wenn Sie gerade eine Wohnung ausbauen und die Vorsteuer aus Handwerkerrechnungen und Möbeln ziehen wollen. Fünf Jahre sind allerdings eine lange Bindung, und ab dann verlangt jede Rechnung eine Aufteilung nach 7 und 19 Prozent.

Monteurzimmer-Rechnung mit MwSt oder ohne: was darauf stehen muss

Als Kleinunternehmer schreiben Sie keine Umsatzsteuer auf die Rechnung, sondern einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Als Regelbesteuerter weisen Sie beide Sätze getrennt aus. Für beide Fälle steht genau im Gesetz, welche Angaben nötig sind: § 14 Abs. 4 UStG für die normale Rechnung, § 34a UStDV für die des Kleinunternehmers.

Der Hinweis für Kleinunternehmer muss nach § 34a UStDV erkennen lassen, „dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt“. Ein Satz wie „Umsatzsteuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ erfüllt das.

Wichtig für Disponenten, die nach einer Rechnung „mit MwSt“ fragen: Wenn Sie Kleinunternehmer sind, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Tun Sie es trotzdem, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, ohne ihn beim Gast eingerechnet zu haben. Erklären Sie dem Kunden lieber, dass der Rechnungsbetrag der Endbetrag ist. Für die Firma ändert sich am Aufwand nichts, sie kann nur keine Vorsteuer ziehen.

Die Frist steht ebenfalls im Gesetz: Eine Rechnung ist nach § 14 Abs. 2 UStG innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen. Wer die Positionen sauber getrennt braucht, kann die Rechnungen im Dashboard erstellen lassen oder den Rechnungs-Generator benutzen, der Übernachtung und Nebenleistungen von sich aus auf 7 und 19 Prozent verteilt.

Beispielrechnung: 7 und 19 Prozent auf einer Rechnung

So sieht die Aufteilung an einem echten Aufenthalt aus. Ein Monteur bleibt 14 Nächte, zahlt 38 Euro pro Nacht für das Zimmer, 6 Euro pro Tag für das Frühstück und 5 Euro pro Nacht für den Stellplatz. Alle Beträge sind Nettobeträge, die Umsatzsteuer kommt obendrauf.

Das Frühstück steht hier mit 19 Prozent, also nach der vorsichtigeren der beiden Auffassungen. So rechnet auch unser Rechnungs-Generator. Wie die Gegenrechnung aussieht, steht unter der Tabelle.

Der Rechnungsbetrag lautet 752,50 Euro. Auf der Rechnung stehen die beiden Bemessungsgrundlagen getrennt: 532,00 Euro zu 7 Prozent ergeben 37,24 Euro, 154,00 Euro zu 19 Prozent ergeben 29,26 Euro. Genau diese Aufschlüsselung verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 7 und 8 UStG, und genau sie erwartet die Buchhaltung des Entleihers, wenn sie die Vorsteuer ziehen will.

Die Gegenrechnung, falls Ihre Steuerberatung die andere Auffassung vertritt. Dann teilt sich das Frühstück noch einmal, denn Kaffee und Saft sind Getränke und in keiner Lesart ermäßigt. Jede Tasse zählen müssen Sie dafür nicht: Für Kombiangebote aus Speisen inklusive Getränken wird es nach Abschnitt 10.1 Abs. 12 UStAE nicht beanstandet, „wenn der auf die Getränke entfallende Entgeltanteil mit 30 % des Pauschalpreises angesetzt wird“. Aus 84 Euro Frühstück werden damit 58,80 Euro Speisen zu 7 Prozent (4,12 Euro) und 25,20 Euro Getränke zu 19 Prozent (4,79 Euro). Die Steuer sinkt von 66,50 auf 59,45 Euro, der Rechnungsbetrag von 752,50 auf 745,45 Euro. Es geht bei diesem Aufenthalt also um gut sieben Euro, und genau deshalb lohnt der Anruf beim Berater mehr als eine lange Recherche.

Wenn Sie nur einen Preis nennen. Viele Vermieter verlangen eine runde Zahl pro Nacht, alles inklusive. Auch dann bleibt es bei der Aufteilung, aber die Finanzverwaltung lässt eine Vereinfachung zu: Die nicht begünstigten Leistungen dürfen als ein Sammelposten auf der Rechnung stehen, etwa als „Servicepauschale“, und es wird „ebenfalls nicht beanstandet, wenn der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil mit 15 % des Pauschalpreises angesetzt wird“ (Abschnitt 12.16 Abs. 12 Satz 2 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 22.12.2025; der Prozentsatz wurde zum 01.01.2026 geändert). Bei 45 Euro netto pro Nacht wären das 6,75 Euro mit 19 Prozent und 38,25 Euro mit 7 Prozent.

Wenn Sie Kleinunternehmer sind, entfällt diese ganze Rechnung. Dann steht ein Betrag auf der Rechnung, dazu der Hinweis nach § 34a UStDV, und die Frage nach 7 oder 19 Prozent stellt sich nicht. Wer wissen will, wie die Aufteilung für den eigenen Aufenthalt ausfällt, gibt die Posten in den Rechnungs-Generator ein.

Vermietung an Monteure: Gewerbe oder private Vermietung?

Möblierte Zimmer zu vermieten ist zunächst Vermögensverwaltung und führt damit zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG. Die Finanzverwaltung sagt das ausdrücklich: „Die Vermietung, auch Untervermietung, möblierter Zimmer ist keine gewerbliche Tätigkeit“ (H 15.7 (2) EStH, Stichwort Vermietung möblierter Zimmer, unter Verweis auf BFH vom 11.07.1984, BStBl II S. 722). Und das gilt auch dann, wenn Sie als Nebenleistung reinigen oder Frühstück anbieten. Ob Sie an Monteure, an Firmen oder an Urlauber vermieten, spielt dabei keine Rolle; es kommt auf die Art der Tätigkeit an, nicht auf den Beruf des Gastes.

Zwei Fragen, zwei Beiträge. In dem Wort „Gewerbe“ stecken zwei Dinge, die verschiedene Stellen entscheiden. Die steuerliche Frage lautet: Sind das Einkünfte nach § 21 EStG oder nach § 15 EStG? Darum geht es hier, und daran hängen Anlage V oder Anlage G, Werbungskosten oder Betriebsausgaben und die Gewerbesteuer. Die gewerberechtliche Frage lautet: Müssen Sie zum Gewerbeamt? Ablauf, Gebühr, BGN, IHK und die Folgen einer versäumten Anmeldung stehen in der Gewerbeanmeldung für Monteurzimmer.

Gewerblich wird es erst, wenn nach demselben Hinweis „die Nutzung des Vermögens hinter der Bereitstellung einer dem Beherbergungsbetrieb vergleichbaren Organisation zurücktritt“. Maßgeblich ist, ob wegen der Häufigkeit des Gästewechsels oder wegen der Zusatzleistungen eine Unternehmensorganisation nötig wird, wie sie eine Fremdenpension hat. Der Bundesfinanzhof hat für die hotelmäßige Vermietung beschrieben, woran man das erkennt: Räume, die „wie Hotel- oder Pensionsräume ausgestattet“ sind, „ohne Voranmeldung jederzeit zur Vermietung bereitgehalten“ werden, und eine Schlüsselübergabe über eine ständig besetzte Rezeption (BFH, Urteil vom 28.05.2020, IV R 10/18).

Wie hoch die Latte liegt, zeigt genau dieses Urteil: Dort gab es Frühstück, Wäscheservice, Endreinigung und Vermarktung über Portale, und der BFH kam trotzdem zu § 21 EStG. Reinigung, Bettwäsche und ein Inserat sind also für sich genommen keine Anzeichen für ein Gewerbe.

Wer zwei oder drei Zimmer wochenweise an Monteure vergibt, ohne Frühstück, ohne Rezeption, liegt danach in aller Regel bei § 21 EStG. Was in Ratgebern als „gewerbliche Zimmervermietung“ auftaucht, meint den Fall auf der rechten Seite dieser Tabelle, und dorthin kommt man nicht über die Zahl der Zimmer, sondern über den Umfang der Organisation. Für eine ganze Monteurwohnung gilt nichts anderes als für ein einzelnes Zimmer: Eine möblierte Wohnung an eine Firma zu vermieten, ist Vermögensverwaltung, solange Sie nicht nebenbei einen Beherbergungsbetrieb führen.

Entschieden wird immer nach dem Gesamtbild, nicht nach einem einzelnen Merkmal, und die Einordnung zieht viel nach sich: Anlage V gegen Anlage G, Werbungskosten gegen Betriebsausgaben, keine Gewerbesteuer gegen Gewerbesteuer, und beim Verkauf die Frage, ob nach zehn Jahren steuerfrei verkauft werden kann oder ob stille Reserven im Betriebsvermögen stecken. Genau deshalb ist das der Punkt, an dem sich ein Gespräch mit dem Steuerberater am schnellsten bezahlt macht.

Gewerbe anmelden oder nicht: die kurze Antwort

Nur dann, wenn die Tätigkeit nach den Merkmalen oben tatsächlich ein Gewerbe ist. Dann allerdings von sich aus. § 14 Abs. 1 GewO sagt es knapp: „Wer den selbständigen Betrieb eines stehenden Gewerbes, einer Zweigniederlassung oder einer unselbständigen Zweigstelle anfängt, muss dies der zuständigen Behörde gleichzeitig anzeigen.“ Zuständig ist das Gewerbeamt Ihrer Gemeinde, die Gebühr liegt je nach Kommune zwischen 15 und 60 Euro.

Die reine Vermögensverwaltung, also die Vermietung nach § 21 EStG, ist kein Gewerbe und wird nicht angemeldet. Das ist bei möblierten Zimmern der Normalfall, und eine vorsorgliche Anmeldung „damit nichts passiert“ ist keine gute Idee: Sie zieht Mitgliedschaften und Beiträge nach sich, die zu einer Vermögensverwaltung nicht gehören. Umgekehrt riskiert ein Bußgeld, wer die Schwelle zum Beherbergungsbetrieb überschreitet und trotzdem nicht anmeldet. Wie der Ablauf aussieht, welche Unterlagen mitzubringen sind und was danach kommt, steht in unserem Beitrag zur Gewerbeanmeldung für Monteurzimmer.

Die Gewerbeanmeldung ist übrigens nicht dasselbe wie die steuerliche Erfassung. Nach der Anmeldung meldet sich das Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung; dort geben Sie unter anderem an, ob Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden wollen.

Gewerbesteuer: der Freibetrag von 24.500 Euro

Gewerbesteuer zahlen Sie erst, wenn Ihr Gewerbeertrag über 24.500 Euro liegt. § 11 Abs. 1 GewStG kürzt den Gewerbeertrag bei natürlichen Personen und Personengesellschaften „um einen Freibetrag in Höhe von 24 500 Euro“. Auf den Rest wird die Steuermesszahl von 3,5 Prozent angewandt (§ 11 Abs. 2 GewStG), und darauf legt die Gemeinde ihren Hebesatz.

Gemeint ist der Ertrag, also der Gewinn nach Abzug der Kosten, nicht der Umsatz. Für den überwiegenden Teil der Vermieter mit einem oder zwei Objekten ist das Thema damit erledigt, selbst wenn die Tätigkeit als Gewerbe eingestuft wird. Hinzu kommt die Anrechnung: § 35 Abs. 1 EStG ermäßigt die tarifliche Einkommensteuer um das Vierfache des festgesetzten Gewerbesteuer-Messbetrags, höchstens um die tatsächlich gezahlte Gewerbesteuer. Bei üblichen Hebesätzen bleibt von der Gewerbesteuer damit wenig als echte Mehrbelastung übrig.

Was Sie absetzen können

Abgezogen wird alles, was durch die Vermietung veranlasst ist, und zwar in dem Jahr, in dem Sie es bezahlen. Bei Einkünften nach § 21 EStG heißt das Werbungskosten, beim Gewerbebetrieb Betriebsausgaben; die Posten sind weitgehend dieselben.

• Laufende Kosten: Reinigung, Wäsche, Verbrauchskosten für Strom, Wasser und Heizung, Versicherungen, Grundsteuer, Portalgebühren, Werbung, Kontoführung.
• Schuldzinsen, wenn das Objekt finanziert ist. Nur die Zinsen, nicht die Tilgung. Die Tilgung verringert Ihre Schulden und ist kein Aufwand.
• Fahrten zum Objekt für Übergaben, Reinigung und Reparaturen.
• Gebäude-Abschreibung nach § 7 Abs. 4 EStG: 3 Prozent jährlich bei Fertigstellung nach dem 31.12.2022, 2 Prozent bei Fertigstellung ab 1925 bis Ende 2022, 2,5 Prozent bei Fertigstellung vor 1925. Für Wohngebäude, deren Herstellung nach dem 30.09.2023 und vor dem 01.10.2029 begonnen wurde, erlaubt § 7 Abs. 5a EStG stattdessen eine degressive Abschreibung von 5 Prozent vom Restwert.
• Einrichtung: Möbel, Küche und Geräte werden über ihre Nutzungsdauer verteilt. Kostet ein einzelnes Stück netto höchstens 800 Euro, können Sie es nach § 6 Abs. 2 EStG sofort in voller Höhe abziehen. Das betrifft in der Praxis fast alles außer der Einbauküche.
• Vorweggenommene Kosten vor dem ersten Gast, wenn Sie die Vermietungsabsicht belegen können, etwa durch Inserate, Angebote oder Schriftverkehr.

Bei einer Wohnung, die Sie teilweise selbst nutzen, zählt nur der auf die Vermietung entfallende Anteil. Teilen Sie nach Quadratmetern auf und halten Sie den Schlüssel schriftlich fest. Wie Sie aus diesen Zahlen einen Preis machen, der die Kosten trägt, zeigt der Beitrag zum Preise kalkulieren.

Was wann ans Finanzamt geht

Die Jahreserklärung ist nach § 149 Abs. 2 AO „spätestens sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres“ abzugeben, für 2026 also bis zum 31. Juli 2027. Dieser Tag ist ein Samstag, und nach § 108 Abs. 3 AO endet die Frist dann „mit dem Ablauf des nächstfolgenden Werktags“, hier also am Montag, dem 2. August 2027. Mit Steuerberater verlängert sich die Frist nach § 149 Abs. 3 AO bis zum Ende des Februars des übernächsten Jahres.

Bei der Umsatzsteuer kommt die Voranmeldung dazu, und deren Takt richtet sich nach § 18 Abs. 2 UStG:

Maßgeblich ist normalerweise die Steuer des Vorjahres. Wenn Sie im laufenden Jahr erst anfangen, greift eine Sonderregel, und zwar nicht die, die in älteren Ratgebern steht: § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG würde für das Gründungsjahr und das Folgejahr die monatliche Voranmeldung anordnen, Satz 6 setzt ihn aber für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 aus. Stattdessen zählt „die voraussichtliche Steuer des laufenden Kalenderjahres“, und damit gelten auch für Gründer die üblichen Schwellen von 2.000 und 9.000 Euro.

Die Zahlung ist nach § 18 Abs. 1 UStG am selben Tag fällig wie die Anmeldung. Wer sich das jeden Monat antun will, sollte vorher rechnen, ob der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung den Aufwand wert ist.

Belege: was Sie wie lange aufheben

Die verbreitete Faustregel „alles zehn Jahre“ stimmt so nicht. § 147 Abs. 3 AO staffelt: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre. Für Rechnungen zieht § 14b Abs. 1 UStG nach: Ein Doppel der eigenen Rechnungen und alle empfangenen Rechnungen sind „acht Jahre aufzubewahren“.

Praktisch bedeutet das: Zimmerbelegung, Zahlungseingänge, Rechnungskopien und Handwerkerbelege acht Jahre, die Aufzeichnungen selbst zehn. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres.

Für Barzahlungen gilt derselbe Grundsatz wie überall: Was nicht aufgezeichnet ist, kann das Finanzamt schätzen. Eine einfache Liste mit Datum, Zimmer, Zeitraum, Betrag und Zahlungsart reicht, solange sie lückenlos geführt wird. Wer Buchungen ohnehin digital verwaltet, hat diese Liste am Jahresende als Nebenprodukt; Buchungssysteme wie MonteurBook halten Zeiträume, Beträge und Rechnungen an einer Stelle zusammen, was die Zuordnung am Jahresende spürbar verkürzt.

Drei Irrtümer, die teuer werden

„Bis 1.000 Euro Mieteinnahmen ist alles steuerfrei.“ Diese Freigrenze steht in keinem Paragrafen des Einkommensteuergesetzes. Sie taucht in vielen Ratgebern auf, im Gesetz aber nicht. Einkünfte aus Vermietung sind ab dem ersten Euro anzugeben; ob am Ende Steuer anfällt, entscheidet der Grundfreibetrag über alle Einkünfte hinweg, nicht eine Sonderregel für Vermieter.

„Tilgung ist doch auch eine Ausgabe.“ Ist sie nicht. Von der Monatsrate ist nur der Zinsanteil abziehbar. Der Tilgungsanteil senkt Ihre Schuld und erhöht Ihr Vermögen; steuerlich passiert dabei nichts. Der Fehler fällt oft erst bei der Prüfung auf, und dann für mehrere Jahre gleichzeitig.

„Wer reinigt und Bettwäsche stellt, ist automatisch gewerblich.“ Das ist die verbreitetste Fehlannahme zu diesem Thema, und sie steht ausdrücklich gegen die Verwaltungsauffassung: Nach H 15.7 (2) EStH bleibt die Vermietung möblierter Zimmer auch dann Vermögensverwaltung, wenn Zimmerreinigung und Frühstück als Nebenleistungen dazukommen. Die Schwelle liegt bei einer Organisation wie in einer Fremdenpension, nicht beim Wäschewechsel. Wer sich davon in eine vorsorgliche Gewerbeanmeldung treiben lässt, holt sich Beitragspflichten ins Haus, die er nicht braucht. Ein sauber aufgesetzter Mietvertrag für Monteurzimmer zeigt schon an seiner Bauart, in welche Richtung die Tätigkeit geht.

Häufige Fragen

Muss ich für die Vermietung von Monteurzimmern oder einer Monteurwohnung ein Gewerbe anmelden? Meistens nicht. Die Vermietung möblierter Zimmer ist nach H 15.7 (2) EStH keine gewerbliche Tätigkeit, auch nicht mit Zimmerreinigung oder Frühstück als Nebenleistung, und für eine ganze Wohnung gilt dasselbe. Anmeldepflichtig nach § 14 Abs. 1 GewO wird es erst, wenn Sie eine Organisation wie ein Beherbergungsbetrieb unterhalten, also etwa Zimmer ohne Voranmeldung jederzeit bereithalten oder eine ständig besetzte Rezeption führen. Entschieden wird nach dem Gesamtbild. Den Ablauf der Anmeldung beschreibt der Beitrag zur Gewerbeanmeldung für Monteurzimmer.

Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für Mieteinnahmen? Ja. § 19 UStG unterscheidet nicht nach Einkunftsart, sondern stellt auf den Gesamtumsatz ab. Liegt er im Vorjahr unter 25.000 Euro und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro, sind Ihre Umsätze aus der Vermietung steuerfrei. Rechnen Sie alle unternehmerischen Umsätze zusammen, nicht nur die Zimmer.

Rechnung mit 7 oder 19 Prozent Mehrwertsteuer? Übernachtung 7 Prozent, Getränke und Stellplatz 19 Prozent, und beides auf der Rechnung getrennt. Beim Frühstück ist seit dem 01.01.2026 strittig, ob der Speisenanteil auf 7 Prozent fällt; fragen Sie dazu Ihre Steuerberatung. Ein durchgerechnetes Beispiel steht oben im Abschnitt zur Beispielrechnung. Wenn Sie Kleinunternehmer sind, weisen Sie gar keine Umsatzsteuer aus, sondern den Hinweis nach § 34a UStDV.

Ab wann ist eine Vermietung nicht mehr kurzfristig? Ab einer beabsichtigten Dauer von mehr als sechs Monaten am Stück. Der Wert kommt aus § 9 AO. Dann ist die Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei und der ermäßigte Satz spielt keine Rolle mehr.

Ab welchem Gewinn zahle ich Gewerbesteuer? Ab 24.500 Euro Gewerbeertrag, und auch nur, wenn die Tätigkeit als Gewerbe eingestuft ist. Der Freibetrag steht in § 11 Abs. 1 GewStG und gilt für natürliche Personen und Personengesellschaften.

Kann ich mein Büro oder eine ganze Wohnung an eine Firma vermieten, ohne Umsatzsteuer? Bei einer langfristigen Vermietung ist der Umsatz nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei. § 9 UStG erlaubt einen Verzicht darauf, verlangt in Absatz 2 aber, dass der Mieter das Objekt ausschließlich für Umsätze verwendet, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen. Bei einem Büro kann das aufgehen, bei einer Wohnung, die die Firma an ihre Monteure weitergibt, nicht: Diese Weitervermietung ist selbst steuerfrei.